WPS Office2 Spreadsheetsで住所を「都道府県」と「都道府県以下」に分ける
WPS Office2 Spreadsheetsとは？
新しいWindowsパソコンを買うと、多く入っているオフィスソフトがWPS Office2です。
そのWPS Office2には表計算ソフトとしてWPS Office2 Spreadsheetsがあります。
WPS Office2 Spreadsheetsは、Excelとの互換性が高い表計算ソフトです。
主な特徴は次の通りです。
- Excelファイルの編集・閲覧が可能
- 多彩な関数とグラフ作成機能
- 動作が軽快で軽量
- サブスクリプション方式ではなく永続ライセンス購入可能（値段は安価です）
中国製ソフトだけど平気なの？
WPS Office2は中国製ということで、情報漏洩などのセキュリティリスクを懸念する声が一部あります。しかし、現時点では具体的な被害報告は確認されていません。
WPS Office2 Spreadsheetsを開発する金山軟件有限公司は、日本法人のキングソフト株式会社を設立し、日本国内にサポートセンターを設け日本語のサポートを行っています。また情報セキュリティ対策に力を入れており、以下の対策を実施しています。
- ISO/IEC 27001：2013 情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）認証を取得
- 定期的な脆弱性診断と修正プログラムの提供
- 情報セキュリティに関する社内教育の実施
- 日本国内にサポートセンターを設置
その辺を見ると、WPS Office2 Spreadsheetsは、Excelとの高い互換性を持つ表計算ソフトであり、セキュリティリスクの懸念が一部に人々が言っていますが、具体的な被害報告はなく、キングソフトがセキュリティ対策に注力しているソフトであることが分かります。
またWPS Office2 Spreadsheetsを含むWPS Officeは、Microsoft Storeでダウンロードできるソフトであり、それを考えれば、パソコン初心者でも安心して利用できるソフトといっていいでしょう。
※それに異論のある方は、LibreOffice Calcなどを使用すればいいでしょう。
WPS Office2 Spreadsheetsで住所を「都道府県」と「都道府県以下」に分ける
WPS Office2 Spreadsheetsで住所録作って使用していると、住所を「都道府県」と「それ以下」に分けたい場面があると思います。
住所を「都道府県」と「それ以下」に分けると、以下のようなメリットがあります。
- データのソートが簡単になる…どの都道府県に何人いるか、簡単に集計できる
- フィルター機能が使いやすくなる…都道府県ごとのデータ分析がスムーズに行える
- 検索・集計が効率化…ピボットテーブルやグラフ作成にも便利
しかし、手作業でコピー＆ペーストをして分割すると、作業が大変ですし、データ数が多くなればなるほど入力ミスが起きやすくなります。
WPS Office2 Spreadsheetsでは、これを複数の関数を使用することで、コピー&ペーストしないで、都道府県と都道府県以下のを分けることができます。
今回のブログ記事では、WPS Office2 Spreadsheetで複数の関数を使って、住所を都道府県と都道府県以下に分ける方法をご紹介します。
今回は、以下の住所録の表でご紹介します。
WPS Office2 Spreadsheetsで住所を「都道府県」と「都道府県以下」に分ける方法
①最初に都道府県を取り出す
都道府県を取り出すには、以下の関数を使用します。
- IF関数…条件によって結果を分ける関数
- MID関数…◯文字目のところから◯文字分取り出す関数
- LEFT関数…左から数えて◯文字分取り出す関数
都道府県と住所を分ける際に、認識することは、都道府県には3文字と4文字があることです。
4文字のものは、神奈川県、和歌山県、鹿児島県の3つがあります。
ここで注目すべきことは、全て最後に県がついていることです。
なのでもし住所の4文字目が県ならば、先頭から4文字を取り出す、それ以外は3文字を取り出すという関数を、都道府県を表示させるセル（ここではD3です）に入力し、ENTERキーを押します。
この住所録の表だと、関数は以下のようになります。
=IF(MID(C3,4,1)="県",LEFT(C3,4),LEFT(C3,3))
この式のC3とは住所が入っているセルと思ってください。
ここでこの式で使われている関数の説明をしますと、
- MID(C3,4,1)=”県”、C3の4文字目の1文字が県であるという意味
- LEFT(C3,4)は、左から4文字目を取り出すという意味
- LEFT(C3,3))は、左から3文字目を取り出すという意味
となります。
WPS Office2 Spreadsheetsの関数の初心者の方は、よくわからないかもしれません。
これはMID関数、LEFT関数の勉強をすると、意味がわかってきます。
なので、今回は初心者の方は式の丸暗記で構いません。
すると以下のようになります。
オートフィルで下まで式をコピーします。
これで、3文字の都道府県、4文字の県が取り出せます。
②都道府県以外を取り出す
都道府県以外を取り出すには、以下の関数を使用します。
- RIGHT関数…右から数えて◯文字分取り出す関数
- LEN関数…文字を数える関数
都道府県以外を取り出して表示させる関数を、都道府県以外を表示させるセル（ここではE3です）に入力し、ENTERキーを押します。
この住所録の表だと、関数は以下のようになります。
=RIGHT(C3,LEN(C3)-LEN(D3))
この式のC3とは住所が入っているセルと思ってください。
ここでこの式で使われている関数の説明をしますと、
- RIGHT(C3,は、C3から右から数えます、という意味
- LEN(C3)は、C3の文字、ここでは都道府県を含めた文字を数えるという意味
- -LEN(D3)は、D3に表示されている都道府県を引きますという意味
となります。
WPS Office2 Spreadsheetsの関数の初心者の方は、よくわからないかもしれません。
これはRIGHT関数、LEN関数の勉強をすると、意味がわかってきます。
なので、今回は初心者の方は式の丸暗記で構いません。
すると以下のようになります。
オートフィルで下まで式をコピーします。
これで、都道府県以外を取り出せます。
③都道府県と住所を分けたデータをテキストデータにする
このままの状態だと他のWPS Office2 Spreadsheetsのシートに都道府県と住所をコピー＆ペーストすると、関数がペーストされてしまいます。
そのため、都道府県と住所をテキストデータとしてペーストする必要があります。
ここでは、都道府県と住所をテキストデータとしてペーストする方法をご紹介します。
例として顧客録というシートを作り、ここに都道府県と都道府県以下をテキストデータとしてペーストしてみます。
住所録の都道府県と都道府県以下をCtrlキー＋Cでコピーします。
コピーした都道府県と都道府県以下を貼り付ける、顧客録の左上のセル（ここではC3です）を右クリックして、形式を選択して貼り付け→値として貼付けを選択します。
すると都道府県と都道府県以下がテキストデータとしてペーストされます。
セルを見ると、関数の式ではなくテキストになっていることが分かります。
