【Excel】Excelで住所を「都道府県」と「それ以下」に分ける方法

Excelで住所を「都道府県」と「それ以下」に分ける

Excelで住所録作って使用していると、住所を「都道府県」と「それ以下」に分けたい場面があると思います。

住所を「都道府県」と「それ以下」に分けると、以下のようなメリットがあります。

しかし、手作業でコピー＆ペーストをして分割すると、作業が大変ですし、データ数が多くなればなるほど入力ミスが起きやすくなります。

これを複数の関数を使用することで、コピー&ペーストしないで、都道府県と都道府県以下のを分けることができます。

今回のブログ記事では、Excelで複数の関数を使って、住所を都道府県と都道府県以下に分ける方法をご紹介します。

今回は、以下の住所録の表でご紹介します。

Excelで住所を「都道府県」と「それ以下」に分ける方法

①最初に都道府県を取り出す

都道府県を取り出すには、以下の関数を使用します。

都道府県と住所を分ける際に、認識することは、都道府県には3文字と4文字があることです。

4文字のものは、神奈川県、和歌山県、鹿児島県の3つがあります。

ここで注目すべきことは、全て最後に県がついていることです。

なのでもし住所の4文字目が県ならば、先頭から4文字を取り出す、それ以外は3文字を取り出すという関数を、都道府県を表示させるセル（ここではD4です）に入力し、ENTERキーを押します。

この住所録の表だと、関数は以下のようになります。

=IF(MID(C3,4,1)="県",LEFT(C3,4),LEFT(C3,3))

この式のC3とは住所が入っているセルと思ってください。

ここでこの式で使われている関数の説明をしますと、

となります。

Excelの関数の初心者の方は、よくわからないかもしれません。

これはMID関数、LEFT関数の勉強をすると、意味がわかってきます。

なので、今回は初心者の方は式の丸暗記で構いません。

すると以下のようになります。

オートフィルで下まで式をコピーします。

これで、3文字の都道府県、4文字の県が取り出せます。

②都道府県以外を取り出す

都道府県以外を取り出すには、以下の関数を使用します。

都道府県以外を取り出すには、右からその文字を数えて取り出します。

都道府県以外を取り出して表示させる関数を、都道府県以外を表示させるセル（ここではE4です）に入力し、ENTERキーを押します。

この住所録の表だと、関数は以下のようになります。

=RIGHT(C3,LEN(C3)-LEN(D3))

この式のC3とは住所が入っているセルと思ってください。

ここでこの式で使われている関数の説明をしますと、

となります。

Excelの関数の初心者の方は、よくわからないかもしれません。

これはRIGHT関数、LEN関数の勉強をすると、意味がわかってきます。

なので、今回は初心者の方は式の丸暗記で構いません。

すると以下のようになります。

オートフィルで下まで式をコピーします。

これで、都道府県以外を取り出せます。

③都道府県と住所を分けたデータをテキストデータにする

このままの状態だと他のExcelのシートに都道府県と住所をコピー＆ペーストすると、関数がペーストされてしまいます。

そのため、都道府県と住所をテキストデータとしてペーストする必要があります。

ここでは、都道府県と住所をテキストデータとしてペーストする方法をご紹介します。

例としてSheet2を作り、ここに都道府県と住所をテキストデータとしてペーストしてみます。

Sheet1の都道府県と住所をCtrlキー＋Cでコピーします。

Sheet2の都道府県と住所を貼り付けたいセルを選択し、Ctrlキー＋Altキー＋Vを押します。

すると形式を選択して貼り付けダイアログボックスが現れます。

値を選択し、OKボタンを押します。

すると都道府県と住所がテキストデータとしてペーストされます。